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（１）諮問事項
ア プレミアム付商品券事業事務業務委託に伴う目的外利用，外部提供，目的外利用・外部提供に係る通知の要否及び電子計算機処理による記録項目の設定について
【諮問事項の説明】
（担当課）
《資料による説明》
【質疑】
（委員）
省令等は国から通知があったのか。
（担当課）
国からは実施要領が来ており，それに基づいて実施する。
（委員）
本件は，条例第12条第２項第２号に規定する法令等に特別の定めがある場合には当たらないということか。
（事務局）
そのとおりである。本件は，法令に基づいて，実施するものではないため，諮問させていただく。
（委員）
窓口業務の委託は，庁舎内の物理的な場所で行い，実際に市民が来庁するのか，それともコールセンターのような外部で受付を行うのか。
（担当課）
庁舎内に部署を設けて，受付等を行う。
（委員）
その部署は，閉ざされた空間か。
（担当課）
そのとおりである。
（委員）
職員は，兼務しているということは，その部署は，職員は常駐できないということか。
（担当課）
原則，兼務の職員が交代で常駐する。職員が常駐できないときは，嘱託職員
がいるため，何か問題が生じた場合には，職員に連絡し，駆けつけることになる。
（委員）
目的外利用する項目については，電話番号及び性別は必要があるのか。
（担当課）
氏名，生年月日，住所及び性別については，住民基本台帳及び課税台帳から対象者を抽出する際に必要な項目である。電話番号については，外部提供する項目及び電子計算機処理に記録する項目であって，目的外利用する項目ではない。記載の誤りであるため訂正する。
（会長）
性別は，必要な項目なのか。
（委員）
性別は，多様化する社会において，この事業のために絶対必要なのか。
（会長）
低所得者かどうか判断するに当たり，必ずしも性別が必要なわけではないのではないか。
（委員）
以前別の案件で審議した際にも，不要な保有個人情報の目的外利用や外部提供はいかがなものなのかという議論になった。
（委員）
主管課だけの問題だけではなく，全庁的な問題である。
（事務局）
性別を使用して，何か判断をする必要がないのであれば，極力目的外利用や外部提供をする必要はないと考える。
（委員）
対象者のうち，低所得者と子育て世帯の割合はどのようになっているのか。
（担当課）
低所得者世帯が12,000～13,000人，子育て世帯は，2,000～3,000人と考えている。
（委員）
低所得者というのは，非課税者か。世帯のうち，課税者と非課税者がいるときには，どのような扱いになるのか。
（担当課）
課税者がいる世帯は，対象外である。また，今回は，生活保護受給者は，対象外である。
（委員）
子育て世帯は，申請等なく引換券が発送されるが，低所得者については，申請がないと引換券が発送されない。この違いは何か。また，外部提供先が３社あるが，３社間で市が提供した保有個人情報のやり取りは，発生するのか。
（担当課）
３社間のやり取りは，発生しない。基本的には，市と各委託事業者との間でのみでやり取りを行い，契約を結ぶ際には，特記仕様書を結ぶことになる。
（委員）
低所得者も初めから引換券を送付すればよいのではないか。
（担当課）
低所得者については，国からのQ&Aにおいて，税務情報の利用について本人からの同意を得なければ，対象者であるかの審査ができないと示されている。
子育て世帯については，子どもの生年月日で対象かどうかを判断する。
（委員）
商品券は，市から発送されるのか。
（担当課）
商品券がお手元にある状態になるには，市から購入引換券を送付し，商工会等の販売店で購入していただく。１冊5,000円の商品券を4,500円で購入できるものである。購入制限があり，１人５冊までである。
（委員）
申請書は住民登録のある住所に送るのか。高齢者であれば，施設に入所している人もいるかと思うが，申請書を送付する際に配慮することはないのか。
（担当課）
このような事業があることについては，国からも広く周知されることになる。市においても周知を行うが，申請書が届かない場合には，直接お問合せいただくか窓口に来ていただいて申請することになる。
（委員）
封入・封緘を行う作業場所はどこか。
（担当課）
委託事業者の会社内で行うことになると考えている。
（委員）
対象者のリストを委託事業者に提供することになるが，どのように渡すのか。
（担当課）
具体的な方法については，まだ決まっていないが，穴の開いた封筒と住所・氏名が印字された申請書及び引換券を渡すことになる。
（委員）
封入・封緘委託業者への委託は，申請書と引換券を送付するときのみ行うということか。
（担当課）
そのとおりである。
（委員）
この事業の終了は，平成32年３月末とあるが，申請書等の保存はいつまでか。
（担当課）
基本的には，文書の保存年限と同じにする。また，契約書の特記仕様書等で細かい時期については，記載する。
（担当課退出）
【審議】
（会長）
今回は，狛江市個人情報保護条例第12条第２項第４号，同条第５項ただし書，第13条第２項第４号，同条第５項ただし書及び第14条第２項について審議する。
外部提供する項目については，個別に考えたほうがよい。
性別を外部提供する積極的な理由は，ないように思うが，いかがか。
（委員）
本件については，性別は不要だと思う。
（事務局）
国の指導要領に基づいて行うため，性別は必ずしも不要とすることはできないかもしれない。
（委員）
性別がないと支障があるという具体的な理由があれば，よいと思う。
（会長）
では，外部提供する項目を整理してきたい。
まず，発送業務は，住所及び氏名のみでよいのではないか。
（委員）
発送は，相手に届けばよいので，住所及び氏名のみでよいと思う。
（会長）
次にシステムの構築については，住所，氏名，生年月日，続柄及び判定者情報（課税情報・生活保護受給情報）は，必要であるが，性別及び電話番号は不要と考える。
（委員）
生活保護受給者情報は，なぜ必要なのか。
（事務局）
本件の対象者に生活保護受給者は，含まれないため対象者を抽出する上で必要となる。あくまで，非課税で生活保護受給していない者が対象である。
（会長）
窓口業務については，住所，氏名，生年月日は必要である。
（委員）
窓口業務は，システムを使用して，電話番号の入力も行うのではないか。
（会長）
では，住所，氏名，性別及び電話番号とする。
（委員）
システムには，課税者か非課税者かが項目として記録されるのか，それともそれ以上のことが記録されるのか。
（事務局）
課税情報を目的外利用して非課税者であることを特定し，構築するシステムに情報を入れることになる。今回は，低所得者に申請を出していただくというのは，申請を基に非課税世帯であることを審査することになり，申請書に課税情報を職員が閲覧してよいかの同意を得るためである。申請を受けた時点で，もう一度審査を行い，非課税世帯であることが確認できれば，引換券を送付するという流れである。子育て世代は，あくまでも対象年齢の子どもがいれば，対象者となるため，無条件で送付することになる。
（会長）
システム構築は，対象者の抽出作業も委託するため，住所，氏名，生年月日，続柄及び判定者情報（課税情報・生活保護受給情報）が必要になる。
窓口業務については，住所，氏名，生年月日は，許容されると思う。
（委員）
窓口に置かれるシステムの画面に記載される項目は，委託業者と調整しないと分からないが，業務を委託する上で，対象者が非課税者かどうか分からないと対応できないのではないか。
（会長）
窓口業務については，住所，氏名，生年月日，電話番号，続柄及び対象判定情報を，システム構築業務については，住所，氏名，生年月日，続柄及び対象判定情報を，封入・封緘業務については，住所及び氏名を外部提供することを了承する。
では，審議内容を踏まえて，外部提供する項目を精査していただき，精査した結果，上述の項目以外があるということであれば，次回の審議会にて報告していただくこと及び個人情報の管理に万全を期すことで，了承とする。
《一同了承》
イ 学齢簿システムへの機能追加に伴う電子計算機処理による記録項目の追加について
【諮問事項の説明】
（担当課）
《資料による説明》
【審議】
（委員）
条例施行規則の別表に既に電話番号が設定されているが，さらに別の電話番号を追加するのか。
（担当課）
訂正させていただく。
（委員）
中学校給食に関する事務で収集した保有個人情報は，現在は使われていないのか。
（担当課）
現在も使用している。公会計になるに当たって再度登録していただくことになる。
（委員）
振替ができなかった場合には，どのように知らされるのか。
（担当課）
学校教育課のシステムに直接送信される。
（委員）
督促は，どのように行うのか。
（担当課）
学校教育課に送られた情報をもとに各学校の事務員が督促を行う。
（委員）
現在，小学校はどのように給食費を集めているのか。
（担当課）
小学校についても学校長の口座に引き落とされるようになっている。
（委員）
引落先が変わるということか。
（担当課）
そのとおりである。公会計を予定しているため，市の会計に入ることになる。
（委員）
引き落とすことができなかった場合には，該当の生徒の担任に知らされるということはあるのか。
（担当課）
担任に知らせることはなく，学校の事務員が督促を行う。
（委員）
学齢簿システムによって，引き落とされるようになるということは，現在ある中学校給食の事務はなくなるということか。
（担当課）
そのとおりである。今年度限りである。
（委員）
中学校給食に関する事務については，記録項目の削除が行われるということか。
（事務局）
そのとおりである。
（委員）
その他学校徴収金に関する情報とは何か。
（担当課）
教材費等の学用品費，修学旅行，移動教室等の費用が挙げられる。現在，現金で集めている費用を引落しにしようと考えている。
（委員）
給食費のように学用品費等についても，個別具体的に記載していただきたい。
（会長）
その他学校徴収金に関する情報の個別具体的な項目が決まったら，報告していただきたい。
（担当課）
そのようにさせていただく。
（委員）
その他学校徴収金に関する情報の中で新たに徴収する項目はあるのか。
（担当課）
新たに徴収するものはない。
《担当課退出》
【審議】
（会長）
今回は，狛江市個人情報保護条例第14条第２項について審議する。
（委員）
審議内容とは関係ないが，本件は実施機関が教育委員会だから諮問は，教育長からの諮問になるのではないか。
（事務局）
確認させていただく。
（委員）
その他学校徴収金は，公会計になる予定はないのにもかかわらず，学齢簿システムに記録するのはなぜか。
（事務局）
学校がお金を徴収して管理するという事務について，学校の事務負担を軽減するためには，口座引落にして環境を整えたいということである。
（会長）
では，その他学校徴収金の項目が決まり次第，審議会に報告していただくこと，制度変更に伴い，保護者に混乱が生じないよう具体的に説明していただくこと及び個人情報の管理に万全を期すことで，了承とする。
《一同了承》
（２）報告事項
ア 都内自治体及び警視庁に対する保有個人情報の提供について
（担当課）
《口頭により説明》
【質疑】
（会長）
行方不明の方はどこに住んでいるのか。
（担当課）
市内の施設である。
（会長）
それでは，施設から連絡があったということか。
（担当課）
そのとおりである。
（委員）
このような案件が発生した場合には，他県にも連絡は入れるのか。
（担当課）
このサイトは，警視庁及び１都６県全てに対して報告することができる。本件は，担当のケースワーカーの情報提供により，都内のみの報告と限定した。
（会長）
提供先は，限定することができるということか。
（担当課）
そのとおりである。
（委員）
写真は提供するのか。
（担当課）
本人の写真を掲載する。
（委員）
写真は，福祉相談課が保有しているのか。
（担当課）
施設の方からいただいた。
《担当課退出》
イ がん検診事業委託に伴う保有個人情報の外部提供及び外部提供に係る通知の要否について
（担当課）
《資料により説明》
【質疑】
（委員）
本件は，報告事項でよいのか。
（事務局）
そのとおりである。既に委託契約を結んでおり，実施後になってしまっているため，報告とさせていただいた。
（会長）
健康かるてで付番されている人が一覧に載るのか。
（担当課）
そのとおりである。健康かるては，住民基本台帳システムと連動しているため，市民全員が付番されている。
（会長）
対象者は，どのように抽出するのか。
（担当課）
今回の担当者は，35歳以上が対象になるので，生年月日で抽出する。
（委員）
健康かるてとは，どのようなシステムなのか。
（担当課）
予防接種を受けたかどうか等を記録しており，健康推進課が保有している。
（委員）
対象者の抽出を委託するのか。
（担当課）
対象者を抽出した後，委託業者にデータを渡し，受付事務から検診の結果が出るまでを委託する。
（委員）
健康推進課の職員が対象者を抽出した後，どのようにデータを渡すのか。
（担当課）
健康推進課にて委託業者に手渡し，鍵の掛かる箱に入れる。
（委員）
情報利用期間は，どのくらいか。
（担当課）
情報の利用の開始が受付の開始からとなり，終了は全ての検診が終わったときになる。
（委員）
検診の実施時期はいつか。
（担当課）
検診の実施時期は，６月から12月の末までのため，１月末から２月上旬に外部提供した保有個人情報を全て一括で返却していただく。
（委員）
個別の返却ではないということか。
（担当課）
外部提供した保有個人情報は，一括で返却するが，検診の結果については個別に１箇月ごとに返却される。
《担当課退出》
次回の日程調整
（会長）
次回は，７月23日火曜日午後１時15分からお願いする。
（閉会）
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